Executive Assistant
We’re looking for visionaries who understand where banking is headed; those who can blend the precision of complex financial products with the possibilities of cutting-edge technology. Join us, and be part of a team where banking drives extraordinary outcomes.
This position is responsible for providing administrative support, with a high degree of confidentiality, discretion and judgment to the Manulife Bank President & CEO. Position Responsibilities: Manages projects as assigned and ensures the accurate and timely completion of tasks.
Communicates information to and from the executive to and from a wide range of internal and external contacts. Within established guidelines, relieves executive of details and advanced administrative duties. Personally, takes action whenever possible.
Delegates for staff implementation of commitments made by the executive and updates the executive on progress. Gathers, assembles and analyzes highly confidential and sensitive information and data from a wide variety of sources and prepares reports and memoranda.
May make recommendations regarding changes and solutions to issues or problems. May prioritize telephone calls and meeting requests, personally responding whenever possible using judgment on potentially urgent matters. Prioritizes and summarizes contents of incoming materials, e.g. mail, reports, government notifications, articles, competitor packages requiring knowledge of operations, an understanding of pertinent individuals involved, protocols, actions required, timelines, signature authority required, compliance and regulatory mandates.
Composes correspondence and documents of a highly confidential nature. Maintains file records for executive. Schedules meetings and prepares agendas. Serve as the defacto office manager for staff on the floor Regularly interacts with board and committee members, other internal and external executives to obtain and furnish information.Uses various applications to produce reports, spreadsheets, presentations and other documents. Generally, plans, organizes and schedules own work. Arranges and coordinates travel and meeting schedules, including travel agendas and meeting schedules.
Handles details involving foreign travel including entry papers, currency, passports and visas. Handles significant corporate and regulatory matters including insurance company license renewals, payments of related fees, making of required notice filings, corporate annual reports.
Completes expense reports and maintains detailed records of expenses. Follows up with billing related matters or expense charge discrepancies Monthly logs expense and entertainment information Performs other duties as assigned, such as taking minutes of meetings or other administrative functions to support departmental meetings Responsible for prioritizing meetings and calls for executives.
Improve administrative practices for increased effectiveness. Required Qualifications: Bachelor’s degree preferred; High School diploma with advanced secretarial certificate required. Over 7 years of experience providing support to a senior executive Proficient in MS Office applications.
Strong understanding of organizational policies. Competencies include activity coordination, business partnering, prioritization, service delivery effectiveness, and technical troubleshooting. When you join our team: We’ll empower you to learn and grow the career you want.
We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words. As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see. À propos de Manuvie et de John Hancock La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux.
Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com. Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi À Manuvie/John Hancock, nous embrassons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir un effectif qui est aussi varié que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun.
Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.
Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent une mesure d’adaptation raisonnable pendant le recrutement.Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande de mesures d’aménagement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie/John Hancock. Pour demander une mesure d’aménagement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com. Région principale Toronto, Ontario Semaine de travail comprimée Hybride L’échelle salariale devrait se situer entre $53,775.00 CAD - $89,625.00 CAD Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région.
Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille.
Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers.
Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.