Adjoint ou adjointe, Ordres régionaux des infirmières et infirmiers (temporaire)

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

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Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l’OIIQ :

• de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
• de la collaboration et du partage;
• des défis de taille;
• du développement professionnel;
• de la responsabilisation.

Vous assumez diverses tâches d’administration, de communication et de liaison pour la Direction, Affaires institutionnelles et les ORII. Vous collaborez quotidiennement avec les ORII et leurs comités et vous travaillez notamment à assurer les suivis qui vous seront confiés par les ORII, tout en contribuant à offrir un service impeccable aux clientèles internes et externes.

• Vous transmettez aux diverses directions et ORII les communications, notamment des infirmières et infirmiers, dans les délais requis;
• Vous analysez et coordonnez, en partenariat avec les autres directions, les demandes reçues par courriel et au téléphone, et en effectuez le suivi;
• Vous recevez, filtrez, acheminez, traitez et classez les courriels et le courrier associés aux ORII de façon quotidienne;
• Vous recevez, gérez et dirigez avec tact et habileté les appels et les plaintes adressés aux ORII;
• Vous préparez et coordonnez le suivi avec les ORII et les différentes directions concernées;
• Vous assurez la gestion documentaire des dossiers en coordination avec le Service, Gestion documentaire et archives, si nécessaire;
• Vous contribuez au classement des documents dans Teams;
• Vous assistez aux réunions. Lorsque requis, vous effectuez la rédaction et la mise en page à partir de prise de notes, d’enregistrements, de textes de comptes-rendus, de procès-verbaux ou de tout autre document ;
• Vous contribuez à la coordination de la rédaction du rapport annuel et du suivi de la reddition de compte;
• Vous effectuez les suivis nécessaires auprès des finalistes et récipiendaires des divers prix et bourses;
• Vous procédez à la classification électronique des dossiers et de la documentation en fonction du plan de gestion documentaire adopté par l’organisation;
• Vous gérez les agendas et organisez les activités relatives aux rencontres (convocations, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles et des équipements appropriés);
• Vous préparez les documents pertinents pour les réunions;
• Vous soutenez le conseil d’administration dans l’organisation d’activités régionales, telles que l’assemblée générale annuelle et les activités de formation en ligne ou en salle;
• Vous organisez les déplacements;
• En collaboration avec les présidentes et présidents ainsi que trésoriers, vous préparez et révisez les budgets annuels, y compris la planification budgétaire de plusieurs événements (formation, Congrès, AGA) et comités;
• Vous faites le suivi des budgets et contribuez à la logistique;
• Vous préparez les allocations de dépenses et les engagements budgétaires;
• Vous validez les demandes de remboursement des dépenses des membres des divers comités.

• Diplôme d’études collégiales en administration. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
• Expérience pertinente d’au moins cinq ans;
• Bilinguisme (français et anglais), un atout;
• Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
• Maîtrise élevée de l’environnement Microsoft Office 360;
• Sens de la gestion des priorités et capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Approche orientée vers le service à la clientèle;
• Autonomie et intégrité;
• Capacité à s’adapter au changement;
• Grand sens de l’organisation;
• Excellentes habiletés interpersonnelles;
• Rigueur et souci de la qualité;
• Aptitude pour le travail d’équipe;
• Facilité à communiquer;
• Capacité à travailler sous pression.