Coordonnateur(trice) des services client, solutions corporatives / Client Service Coordinator, Occupier Services

Our Story:

Notre parcours

À propos de vous :

Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous :

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

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You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.

If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!

Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.

Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives – and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.

We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness – economic, mental and physical – because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.

Of course we love it here, but outsiders think we’re pretty great too! Avison Young has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for the 13th year in a row, with a Platinum Club designation!

Responsibilities:

ADMINISTRATION :

• Apporter du soutien administratif pour les correspondances internes et externes, y compris la gestion des dossiers, l’organisation et la distribution du matériel de marketing
• Organiser des réunions, rendez-vous et voyages d’affaires
• Réviser les textes pour l’orthographe, la grammaire et la disposition, apportant les changements requis. Vous devrez assurer l’exactitude et la clarté du texte final.

LOCATION :

• Coordonner les études de disponibilité des propriétés et autres recherches applicables ainsi que tout matériel de marketing pertinent
• Planifier les visites de propriétés et préparer le carnet de visite
• Préparer des analyses financières
• Agir en tant que contact secondaire avec le client, si nécessaire
• Préparer des propositions de services écrites
• Coordonner la communication entre les décideurs, les propriétaires et autres intervenants de l’industrie de l’immobilier commercial
• Coordonner le traitement de transactions avec les courtiers et nos services de comptabilité
• Préparer des contrats et s’assurer de leur bonne mise en œuvre
• Préparer, contrôler et maintenir les documents légaux (lettres d‘intention, offres, propositions, ententes de commission, ententes d’inscriptions, amendements, renonciations, prolongations et ententes de services d’inscriptions multiples) au cours de la transaction et du processus de vérification diligente
• Participer aux activités pour promouvoir le développement d’affaires
• Assister et participer aux réunions de ventes hebdomadaires et aux réunions de services aux occupants et de développement d’affaires
• Maintenir et réviser les inscriptions de propriété, gérer les dates d’expiration et préparer les documents requis
• Maintenir les registres de correspondance pour les inscriptions de propriétés avec les courtiers et mettre à jour les rapports pour clients lorsque requis
• Collaborer étroitement avec les gestionnaires de comptes sur diverses initiatives et projets spéciaux

MARKETING :

• Organiser, créer, préparer et produire du matériel de marketing sur mesure ainsi que des trousses, présentations et propositions spécifiques aux clients.
• Aider à la préparation, la coordination et l’assemblage de matériel de marketing pour les inscriptions de propriétés, y compris les brochures, les invitations, l’affichage et les annonces dans InDesign tout en maintenant la marque Avison Young dans tous les projets.
• Mettre à jour les inscriptions sur le site web d’Avison Young et en d’autres endroits tel que requis
• Rechercher et concevoir des cartes d’espaces sur mesure pour les clients dans InDesign

• Gérer le processus de réponse aux appels de propositions du début à la fin, y compris, sans s’y limiter, tenir des réunions de lancement et de suivi, assurer la révision, finaliser les propositions, coordonner la soumission des propositions, tenir des appels de débriefing, gérer les communications avec les clients, coordonner les présentations, assurer les améliorations et la gestion du contenu et superviser la direction du projet ainsi que ses opérations parmi les dirigeants de l’équipe de proposition : création, logistique, suivis et archivage dans une bibliothèque de thèmes.
• Responsable du soutien à la proposition et à la présentation, y compris pour rédiger les demandes d’informations, les propositions de services et le matériel de présentation en français comme en anglais.
• Collaborer avec l’équipe de solutions corporatives, les collaborateurs d’Avison Young en soutien aux ventes et les clients pour assurer que les propositions, les réponses et les présentations reflètent les valeurs d’Avison Young et les connaissances immobilières et pour assurer que les délais, les livrables et les attentes vis-à-vis le projet soient respectés.
• Collaborer avec le soutien aux ventes, la gestion de contrat, les gestionnaires de comptes et les responsables des exigences légales et d’assurances et autres groupes fonctionnels afin d’assurer l’efficacité et la constance de la réalisation et l’exécution des propositions.
• Évaluer l’exécution des propositions et en assurer le suivi.
• Participer activement à la création de standards de propositions pour l’équipe de solutions corporatives.

RECHERCHE :

• Effectuer des recherches d’informations sur le marché par le biais de diverses sources, notamment CRM et les bases de données de tiers comme MLS, Altus, CoStar, AVANT, etc.
• Mettre à jour la base de données CRM avec les informations du client et du marché actuel.

• Saisie de données, le cas échéant
• Participer aux réunions hebdomadaires avec les clients et intégrer les notes dans les dossiers des clients
• Organiser, créer, préparer et produire des documents de marketing personnalisés ainsi que des dossiers, des présentations et des propositions spécifiques aux clients

• Organiser, créer, préparer et produire des documents de marketing personnalisés ainsi que des dossiers, des présentations et des propositions spécifiques aux clients, le cas échéant.

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ADMINISTRATION:

• Provide administrative support for internal and external correspondence including file management, organizing, and distributing marketing materials
• Schedule meetings, appointments, and travel plans
• Proofread copy for spelling, grammar and layout making appropriate changes, responsible of accuracy and clarity of final copy

LEASING:

• Coordinate property availability surveys and other applicable research and marketing collateral relevant
• Schedule properties tours and prepare tour book.
• Prepare financial analysis
• Act as a secondary client contact, when needed.
• Prepare written service proposals
• Coordinate the communication between decision-makers, property owners and other stakeholders in the commercial real estate industry
• Coordinate deal processing with agents and Accounting Department
• Prepare contracts and ensure successful implementation
• Preparation, control, and maintenance of legal documents (letters of intent, offers, proposals, commission agreements, listing agreements, amendments, waivers, extensions, and Multiple Listing Services agreements) throughout the deal and due diligence process
• Participate in activities to promote business development
• Attend and participate at all weekly sales meeting, occupier services and business development meetings.
• Maintain and review property listings and manage expiry dates and prepare required documentation
• Maintain records of correspondence for property listings with agents and update client reporting as required
• Work closely with account managers on various initiatives and special projects

MARKETING:

• Organize, create, prepare and produce customized marketing materials as well as client-specific packages, presentations, and proposals.
• Assist with preparation, coordination and assembly of marketing materials for property listings, including brochures, invitations, signage, and announcements in InDesign, while maintaining the Avison Young brand throughout all projects.
• Update listings on Avison Young website and other locations as advised
• Research and design space map tailored for clients on InDesign

• Manage the end-to-end RFP process, including but not limited to conducting kick-off meetings, follow-up meetings, proofreading, finalizing proposals, coordinating proposal submissions, conducting debrief calls, client communication, pitch coordination, provide content improvement and management, and oversee operational and project leadership within the proposal team leadership and administration of proposals: creation, logistics tracking and archiving in a topic library.
• Responsible for proposal and pitch support, including drafting RFIs, RFPs and presentations materials in both French and English.
• Collaborate with the Occupier Solution team, Avison Young sales enablement collaborators and the clients to ensure proposals, answers and pitches reflects Avison Young values and real estate knowledge and to ensure project timelines, deliverables and expectations are met.
• Partner with sales support, contract management, account managers, insurance and legal requirements and other functional groups to ensure efficiency and consistency in proposals fulfillment and execution.
• Evaluate and monitor proposals execution.
• Participate actively in standardization efforts of proposals for the occupier solution team.

RESEARCH:

• Conduct market information research through various sources including CRM and third-party databases such as MLS, Altus, CoStar, AVANT, etc.
• Update CRM database with current market and client information.

• Data entry, when required.
• Participate in weekly client meetings and incorporate notes to client files.
• Organize, create, prepare and produce customized marketing materials as well as client-specific packages, presentations, and proposals.

• Organize, create, prepare and produce customized marketing materials as well as client-specific packages, presentations, and proposals when required.

Qualifications:

• Un minimum de 3 années d’expérience similaires et/ou d’expérience en immobilier commercial;
• Une connaissance approfondie et une utilisation efficace des programmes informatiques d’affaires comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook et la suite Adobe Creative (InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat);
• Avoir un profil qui comprend un esprit indépendant et de l’initiative tout en performant bien dans un environnement axé sur le travail d’équipe;
• Doit faire preuve de flexibilité dans la gestion des tâches tout en ayant le souci du détail;
• Être en mesure de lire, analyser, interpréter et créer des documents d’affaires généraux;
• Capacité de rédiger des rapports et de la correspondance d’affaires et de formater des présentations;
• D’excellentes aptitudes de communication efficace à l’écrit et à l’oral;
• Excellentes aptitudes en révision et correction de texte;
• Capacité d’effectuer de multiples tâches simultanément, bien gérer son temps, savoir reconnaître et aborder les urgences;
• Capacité de travailler efficacement sous pression avec de multiples échéanciers et sous supervision limitée;
• Faire preuve de discrétion concernant le personnel et l’industrie;
• Une attitude positive, un souci d’amélioration de l’équipe, tendre la main pour se rendre utile.

• Minimum 3 years of similar experience and/or commercial real estate experience
• Advanced knowledge and efficient use of business suite computer programs including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Adobe Creative Suite (InDesign, Photoshop, Illustrator, and Acrobat)
• Possess characteristic traits of independent thinking, self-starting initiative while working well in a team-oriented environment.
• Must be able to handle flexibility in task management while having a keen eye for detail
• Ability to read, analyze, interpret and create general business documentation.
• Ability to write reports, business correspondence and format presentations.
• Excellent and effective verbal and written communication skills.
• Excellent proofreading and editing skills.
• Ability to multitask, utilize effective time management skills, and be able to recognize and respond to time sensitive issues and tasks.
• Ability to work efficiently under pressure with multiple timelines and with limited direction/ supervision.
• Ability to maintain discretion regarding personnel and industry related matters.
• Attitude — positive, always seeking to better our team, reaching out to bring value.

Workplace Type: On-Site

Our Equal Opportunity Commitment:

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité.

La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi.

Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !

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Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!