[ref. m91768720] Spécialiste à la facturation bilingue (Contrat de 6 mois)

Description du poste:

Nous encourageons l'inclusion sous toutes ses formes et nous fournissons les outils et les opportunités nécessaires pour aider nos collaborateurs à développer leur plein potentiel.

Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride avec 3 jours au bureau par semaine.

Ce poste doit être exercé en anglais et en français, et afin de s'assurer que l'employé(e) qui occupera ce poste puisse effectuer ses tâches de façon autonome et efficace, les candidat(e)s pour ce poste doivent être en mesure de communiquer convenablement en français et en anglais tant à l'oral comme à l'écrit

Ce poste est ouvert à Montréal. Chez McCarthy Tétrault les employés bénéficient d'une formule de travail hybride.

À titre de Spécialiste à la Facturation, vous allez :

• Établir des relations de travail efficaces avec les avocats, parajuristes, adjointes juridiques et clients internes et externes ainsi que les gestionnaires.
• Assurer la saisie du temps dans les délais prescrits et effectuer le suivi auprès des avocats et parajuristes, au besoin. Préparer, imprimer et réviser les projets de factures en temps opportun et effectuer un suivi auprès d’autres intervenants concernés et apporter d’éventuelles corrections selon les guides de facturation des clients ainsi que les normes et politiques du cabinet.
• Assurer le suivi et la révision des travaux en cours, notamment auprès des avocats et parajuristes pour que la facturation se fasse en temps opportun. Effectuer le suivi de la facturation des dossiers ayant des ententes particulières (honoraires conditionnels, facturation à la clôture, facturation progressive) et informer le contrôleur régional ou le directeur de la facturation du statut de ces dossiers.
• Préparer différents rapports et feuilles de calcul faisant état du temps, de la facturation, des comptes débiteurs, etc., destinés aux avocats ou aux parajuristes, et aux clients externes s’il y a lieu.
• Assurer la transmission efficace des factures et des pièces justificatives au client par courrier, courriel ou téléversement dans un des divers sites de facturation électronique.
• Communiquer avec le Service des finances pour vérifier que les codes et les modalités contractuelles des clients sont à jour, et pour garantir le respect des procédures.
• Communiquer avec l’équipe de la facturation électronique en cas d’échec de transmission d’une facture.
• Remplir en ligne les rapports d’état et les budgets dans les systèmes de facturation électronique de certains clients en collaboration avec les avocats et les adjointes juridiques.
• Assurer le suivi de certains clients ou dossiers visés par une entente d’honoraires spéciale. Vérifier que les taux privilégiés et rabais sont appliqués à chaque facture visée. Surveiller l’atteinte des seuils et d’autres jalons de facturation, et informer l’avocat responsable du statut de la facturation. Soumettre des rapports et veiller au respect des ententes particulières.
• Assurer la liaison entre les avocats/adjointes juridiques et les services financiers, en fournissant une assistance pour les questions de comptabilité ou de finances afin de garantir la satisfaction des besoins des clients.
• Effectuer le premier recouvrement auprès des clients externes. Communiquer à l’avocat responsable de la facturation tout doute ou problème lié à la facturation pour qu’il donne ses directives. Annuler et produire une nouvelle facture au besoin ou créer des notes de crédit en suivant les politiques du cabinet. Confier le suivi d’éventuels cas de recouvrement difficile au Service du recouvrement.
• Obtenir des informations supplémentaires concernant les ententes spéciales et/ou les informations requises pour la mise en place des dossiers de facturation électronique, et aider l'équipe de facturation électronique à s'assurer que les dossiers sont établis rapidement.
• Assurer la liaison avec l'équipe de facturation pour gérer les demandes envoyées à la boîte de réception de l'équipe et soutenir l'équipe avec la charge de travail pendant les périodes de forte production et les absences de l'équipe.
• Tenir des registres précis et à jour de toutes les approbations et directives conformément aux normes et politiques du cabinet en téléchargeant la documentation nécessaire dans les bases de données appropriées.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Bilinguisme (français et anglais) requis.
• Études postsecondaires en comptabilité requise ou expérience de travail jugée équivalente.
• Expérience pertinente, notamment liée au service à la clientèle, à la facturation, au recouvrement ou aux comptes débiteurs, de préférence dans un cabinet de services professionnels.
• Bonne connaissance d’Aderant Expert ou d’un système de comptabilité comparable (un atout).
• Solides compétences en gestion du temps, capacité de gérer plusieurs tâches et de travailler sous pression pour respecter les délais.
• Aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes.
• Très grand souci du détail et sens de l’organisation.
• Connaissance de la terminologie des affaires et du milieu juridique.
• Capacité à faire preuve de tact et de diplomatie dans les relations avec les clients internes et externes.
• Souplesse pour effectuer des heures supplémentaires durant les périodes de facturation de pointe.
• Grande discrétion et grand respect de la confidentialité.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes à postuler en ligne et les candidat(e)s internes à postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.