Administrateur(trice) de baux / Lease Administrator

Our Story:

Notre parcours

À propos de vous :

Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous :

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Nous nous soucions les uns des autres et nous soutenons entre nous. Cela fait d’Avison Young un endroit agréable où être un client ou un employé. Nous soutenons la personne intégralement, tous comme son bien-être économique, mental et physique, parce que ce qui est mieux pour nos affaires provient de ce qui est mieux pour que nos gens apportent le meilleur d’eux-mêmes au travail.

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About You:

You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.

If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!

About Us:

Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.

Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives – and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.

We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness – economic, mental and physical – because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.

Overview:

Une occasion sans précédent s’offre à vous pour faire valoir vos talents en immobilier commercial et en comptabilité auprès d’une organisation dynamique reconnue comme étant le leader dans son domaine et pour sa culture entrepreneuriale. Si vous aimez travailler dans un environnement d’affaires stimulant tout en étant reconnu pour votre travail d’équipe et votre sens des responsabilités, nous aimerions vous rencontrer.

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Here is an incredible opportunity to show your talents in commercial real estate and accounting skills within a vibrant organization known as the leader in its industry and for having an entrepreneurial culture. If you enjoy working in a stimulating business environment and having your work ethics and teamwork abilities recognized, we would like to meet you.

Responsibilities:

Responsabilités principales

En fonction des principes adaptés pour chaque client et selon les meilleures pratiques développées par Avison Young, de façon régulière et pour plusieurs clients à la fois :

• Traiter et approuver les factures reçues des propriétaires et préparer les analyses de variance à partir des factures de fin d’année;
• Étudier les clauses de bail qui s’appliquent aux frais d’exploitation, aux taxes municipales, à l’énergie, à l’entretien ménager et autres dépenses ainsi que les clauses ayant des répercussions financières pour les parties;
• Analyser en profondeur les frais d’exploitation, les taxes municipales, l’énergie, l’entretien ménager et autres dépenses décrites dans les factures du propriétaire de l’immeuble afin d’en vérifier l’adéquation.
• Effectuer des analyses comparatives annuelles pour le même client;
• Interroger les propriétaires pour déterminer le caractère juste et exact des factures à l’égard des principes détaillés dans les baux; obtenir des bailleurs les pièces justificatives des dépenses par communication orale ou écrite;
• Négocier et représenter les intérêts des clients auprès des bailleurs pour les questions de vérification de bail. Dans les cas où Avison Young représente les locataires, comprendre les avis de loyer et mettre à jour les informations adéquates dans la base de données. Vérifier leur exactitude au cours de leur entrée initiale dans la base de données selon les engagements financiers envers les livres de comptes des clients. Lorsque Avison Young représente les bailleurs, préparer les avis de loyer et mettre à jour les informations adéquates dans la base de données.
• Préparer un rapport pour les dépenses récurrentes et les enregistrer dans les comptes des clients; entrer toutes les données financières liées aux programmes d’aide locative;
• Concilier les réponses du bailleur avec les factures et analyses;
• Préparer les rapports de suivi, les conclusions et les recommandations pour les clients;
• Travailler avec divers outils d’analyse comptable élaborés par l’équipe;
• Élaborer de nouveaux outils d’analyse comptable lorsque requis;
• Respecter les diverses étapes et dates clés décrites dans les diverses grilles élaborées pour les clients;
• Signaler les résultats d’analyse finaux auprès des propriétaires pendant les analyses et audits;
• Tenir des communications régulières avec les clients, à l’écrit et par les divers canaux préétablis;
• Maintenir des relations professionnelles avec les propriétaires, les clients et autres professionnels de l’immobilier commercial et interagir avec les clients, propriétaires et avocats de façon régulière.

Et, à la demande de la direction :

• Extraire avec précision et en temps voulu les documents légaux concernant les propriétés du client, louées ou détenues en propriété (incluant la préparation et mise en place des fiches de propriétés), telles que les offres de location, les baux et leurs amendements respectifs, les sous-locations, les servitudes, les avis, les actes de vente, identifier les droits et obligations des parties, et s’assurer qu'ils sont correctement transcrits dans toute base de données applicable ;
• Effectuer les mises à jour des documents numérisés dans la base de données ;
• Faire le contrôle de la qualité des entrées de données effectuées par d’autres administrateurs de baux dans la base de données applicable ;
• Effectuer la gestion des dates critiques (expirations, options diverses, maintien dans les lieux après le terme, etc.) en ce qui concerne le portefeuille immobilier de nos clients; Produire les rapports qui y sont reliés ;
• Participer à des rencontres avec les directeurs de comptes et les clients afin d’assurer un suivi efficace des activités immobilières selon la documentation des différentes ententes ou les demandes des clients ;
• Préparer et valider les rapports de paiements mensuels ;
• Traiter et approuver les factures de comptes de taxes reçus soit par les clients ou les municipalités ;
• Facturer et effectuer un suivi des montants d’améliorations locatives reçus et/ou impayés ;
• Préparer les rapports ad hoc pour des besoins opérationnels ;
• Valider les certificats estoppels.
• Préparer les budgets annuels de locations pour les clients corporatifs pour assurer la conformité avec leurs processus budgétaires ;
• Préparer les engagements financiers immobiliers sur une base annuelle et/ou selon toute période préconisée par les clients ;
• Assure le traitement des transactions selon les normes IFRS 16 et passer les écritures en conséquence dans la base de données et produire les rapports qui y sont associés ;
• Agir à titre de soutien dans la préparation des Analyses financières (TOC - Total Occupancy Cost Analysis) ou tout autre calcul financier de base, selon la demande;
• Offrir de l’assistance technique aux clients et aux directeurs de comptes ainsi qu’à la haute direction, lorsque requis;
• Contribuer à l'élaboration, à la documentation et à la mise à jour des politiques et procédures de traitement administratif des baux lorsque requis ;

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Based on the principles adapted for each client and on the best practices developed by Avison Young on a regular basis and for different clients at the same time:

• Process and approve invoices received from owners and prepare variance analyses for the end-of-year invoices.
• Study lease clauses that apply to operating expenses, municipal taxes, energy, housekeeping and other expenses, as well as clauses that have a financial impact on the parties.
• Analyze in depth the operating expenses, municipal taxes, energy, housekeeping and other expenses described in the property owners' invoices, in order to determine their appropriateness.
• Carry out annual comparative analyses for the same client.
• Question landlords to determine the fairness and accuracy of invoices with respect to the principles detailed in the leases, obtain from landlords the justifications and documents supporting the expenses through oral communications or in writing.
• Negotiate and represent clients' interests with landlords on lease verification issues. In instances where Avison Young represents tenants, understand the rent notifications, and update the relevant information in the database. Verify their accuracy during the initial entry into the database based on the financial commitments toward the clients’ books. When Avison Young represents landlords, prepare the rent notifications, and update the relevant information in the database.
• Prepare a report for the recurring costs and record them on the tenants’ accounts; record all financial data relating to rental assistance programs.
• Reconcile landlord responses with invoices and analysis.
• Prepare follow-up reports, conclusions, and recommendations on behalf of clients.
• Work with various accounting analysis tools developed by the team.
• Develop new accounting analysis tools as required.
• Respect the various stages and milestones described in the various matrices developed for clients.
• Report final analysis results to the customer database.
• Maintain cordial relations with owners during analyses and audits.
• Maintain regular communications with customers, both in writing and through various pre-established channels.
• Maintain professional relationships with owners, clients, and other professionals of commercial real estate and interact with clients, owners, developers, and lawyers on a regular basis.

And, upon management’s request:

• Extract, with precision and in due course, the legal documents regarding the client’s properties, leased or owned (which includes preparing and setting up the property sheets), such as offers to lease, leases and their amendments, subleases, amenities, notifications, deeds of sale; identify the rights and obligations of the parties and ensure they are accurately transcribed in the appropriate database.
• Carry out updates of scanned documents in the database.
• Execute quality control of data entry carried out by other lease administrators in the appropriate database.
• Carry out management of critical dates (expiries, various options, maintenance of premises after the term, etc.) regarding the real estate portfolio of our clients. Produce relating reports.
• Participate in meetings with account managers and clients in order to follow up on real estate activities based on the documentation of various agreements or on the clients’ requests.
• Prepare and validate monthly payment reports.
• Process and approve tax account invoices received by either clients or municipalities.
• Invoice and carry out a follow-up of the leasehold improvement amounts received or paid.
• Prepare ad hoc reports for operational requirements.
• Validate estoppel certificates.
• Prepare annual leasing budgets for corporate clients to ensure compliance with their budgetary processes.
• Prepare real estate financial commitments on an annual basis and/or based on any period established by the clients.
• Ensure transactions are processed based on IFRS 16 standards, enter relating entries in the databases, and produce corresponding reports.
• Act as support for the preparation of financial analyses (TOC – Total Occupancy Cost Analysis) or any other basic financial calculation, upon request.
• Provide technical support to clients and account managers as well as senior management, upon request.
• Participate in the development, documentation and updating of policies and procedures of administrative processing of leases, upon request.

Qualifications:

• Diplôme d’études post secondaire en finances ou en administration ou toute combinaison d’études et d’expérience pertinente ;
• Connaissance approfondie des documents relatifs à l'immobilier commercial et du processus de location et d’acquisition
• Un minimum de 3 ans d’expérience en immobilier commercial ;
• Bilingue (anglais, français) à l’oral et à l’écrit ;
• Connaissance et compréhension des principes de la comptabilité relative aux baux, des principes de financement ainsi que de leur impact et leur application dans les analyses immobilières commerciales ;
• Aisance avec les chiffres, les états financiers et les principes comptables d'audit. Connaissance et expérience avec les normes IFRS 16 est un atout ;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à travailler seul ou en équipe, incluant avec des équipes localisées dans d’autres villes au Canada ;
• Excellentes capacités de communications et de vulgariser l’information lors de formations offertes aux clients
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle
• Capacité à traiter plusieurs dossiers en même temps tout en respectant des délais serrés ;
• Être capable de gérer une certaine pression;
• Être fiable, responsable et ponctuel ;
• Rigoureux, minutieux avec un souci du détail marqué pour générer des rapports précis et fiable ;
• Maîtrise de tous les logiciels de MS Office ;
• Faire constamment preuve d'excellentes aptitudes en matière de communication (verbale et écrite), d'organisation et d'analyse ;
• Capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités de manière proactive, à gérer la charge de travail et à finaliser les projets ;
• Aimer relever de nouveaux défis.

• Post-secondary education degree, in finance or administration or any combination of relevant education and experience.
• In-depth knowledge of documents pertaining to commercial real estate and to leasing and acquisition process.
• A minimum of 3 years of experience in commercial real estate.
• Bilingual (English, French), oral and written.
• Knowledge and understanding of the principles of accounting relating to leases and of financing principles as well as their impact and application in commercial real estate analyses.
• Fluency with numbers, financial statements, and audit accounting principles. Knowledge and experience with the IFRS 16 standards would be an asset.
• Excellent interpersonal skills and ability to work independently or in a team, including with teams based in other Canadian cities.
• Excellent skills in communication and for popularizing information during trainings presented to clients.
• Excellent skills in client service.
• Ability to process multiple files at a time while respecting tight deadlines.
• Be reliable, accountable, and punctual.
• Be stringent with a strong attention to details for generating accurate and reliable reports.
• Fluency with the MS Office suite.
• Consistently demonstrate excellent abilities for communication (verbal and in writing), organizational and analytical skills.
• Ability to take charge of multiple tasks, to prioritize proactively, to manage the workload and to finalize projects.
• Enjoy stepping up to new challenges.

Workplace Type: Hybrid

Our Equal Opportunity Commitment:

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité.

La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi.

Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !

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Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!