Receptionist/Secretary

• Accueillir les visiteurs, prendre les appels et gérer le courrier entrant et sortant
• Effectuer différentes numérisations et entrées de données
• Offrir un soutien général au département de la comptabilité
• Rentrer les dépôts directs des clients et aide à la vérification des facturations clients
• Rédiger différentes communications (lettres, mémos, affiches, courriels, etc.)
• Supporter les ressources humaines dans le processus d’embauche et accueil des nouveaux employés
• Préparer des envois à l’international et la documentation s’y rattachant (exportation/douane, etc.)
• Assurer la gestion des approvisionnements (papeterie, fournitures de bureau et cuisine, etc.)
• Classer les différents documents comptables
• Réaliser toutes autres tâches connexes reliées au poste

• Être courtois, souriant, empathique, soigné et maintenir un niveau élevé de professionnalisme
• Excellentes compétences en communications orale et écrite en anglais et en français (90% anglais nos clients sont principalement dans les autres provinces du Canada)
• Maîtrise de la suite MS Office : Word et Excel
• Connaissance d’un système comptable (un atout)
• Détenir un excellent sens des priorités, de l’organisation et de planification
• Posséder une rapidité d’exécution au niveau de l’entrée de données, être autonome et polyvalente
• Détenir un bon esprit d’équipe et être doué pour la communication interpersonnelle
• Doit faire preuve de discrétion et de jugement

• D.E.P. ou un D.E.C. en secrétariat ou bureautique (ou équivalent)
• Minimum 3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire

• Lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 – (40 heures par semaine)
• Poste permanent à temps plein
• En présentiel – 3405, rue F.-X.-Tessier, Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 5V5

• Welcome visitors, answer calls, and manage incoming and outgoing mail
• Perform various scanning and data entry tasks
• Provide general support to the accounting department
• Enter direct deposits from clients and assist in verifying client invoices
• Draft various communications (letters, memos, posters, emails, etc.)
• Support human resources in the hiring process and onboarding of new employees
• Prepare international shipments and related documentation (export/customs, etc.)
• Manage supplies (stationery, office and kitchen supplies, etc.)
• File various accounting documents
• Perform any other related tasks

• Be courteous, smiling, empathetic, well-groomed, and maintain a high level of professionalism
• Excellent oral and written communication skills in English and French (90% English as our clients are mainly in other provinces of Canada)
• Proficiency in MS Office Suite: Word and Excel
• Knowledge of an accounting system (an asset)
• Excellent sense of priorities, organization, and planning
• Fast data entry skills, autonomous and versatile
• Good team spirit and interpersonal communication skills
• Must demonstrate discretion and judgment

• D.E.P. or D.E.C. in secretarial studies or office technology (or equivalent)
• Minimum 3 to 5 years of experience in a similar position

• Monday to Friday from 9:00 AM to 5:00 PM – (40 hours per week)
• Permanent full-time position

Schedule:

• 8 hour shift
• Monday to Friday

Experience:

• Bilingual: 5 years (required)
• Microsoft Excel: 3 years (required)
• Microsoft Office: 3 years (required)
• Data entry: 3 years (required)
• Microsoft Word: 5 years (required)

Location:

• Vaudreuil-Dorion, QC J7V 5V5 (required)

Work Location: In person