Adjointe administrative (département RH)
En plus de servir une clientèle d’affaires dans la grande région de Montréal et de Laval, il est le cabinet de référence au Québec pour la gestion de cliniques de soins de santé. Reconnue pour son expertise comme pour son engagement, notre équipe innove constamment afin de s’adapter à l’évolution des besoins.
Chacun de ses membres est invité à contribuer à l’amélioration de nos services et systèmes, de même qu’au rayonnement de notre marque employeur, dans une atmosphère où sont cultivées des valeurs de respect, d’intégrité, d’autonomie, de collégialité et de réalisation de soi.
Description du poste Relevant du vice-président, capital humain et services-conseils, l’adjoint administratif a pour rôle de soutenir les membres du département dans l’exécution de tâches administratives et de secrétariat liées au volet des services-conseils aux clients.
Il est également un soutien administratif pour l’équipe interne. Principales responsabilités : Environ 80 % du temps Aider le vice-présent capital humain et services-conseils dans le suivi de ses dossiers en maîtrisant toutes les demandes et offres de service en cours (avancements des travaux, respect des échéanciers, réception des informations nécessaires, etc.); Participer à l’élaboration de divers documents à partir de peu d’instructions et dont la qualité devra être impeccable clients (création, personnalisation, révision, correction, mise en page, etc.); Procéder à des envois de courriel ou des appels aux clients concernant des documents ou le besoin de recevoir plus d’information; Analyser et faire des liens entre tous les documents du département afin de s’assurer d’une uniformité; Préparer et réviser des présentations avec le logiciel PowerPoint; Compléter des tableaux Excel avec des données très précises; Compléter les comptes de dépenses du vice-président; Suivre l’agenda et les rappels aux clients du vice-président.
Environ 10 % du temps Suivre et préparer le libellé des factures du département en s’assurant de respecter les heures de l’offre de service et/ou l’approbation de subventions des clients; Transmettre le libellé des factures au service de la facturation, approuver les factures une fois émises et en faire le suivi.Environ 10 % du temps Offrir un support administratif aux autres départements (correction et mise en page de divers documents, mises à jour diverses, etc.); Organiser des rencontres et voir au bon déroulement de celles-ci (commander lunch, café, eau, etc.). Participer à l’organisation de certains événements corporatifs et collaborer aux projets ponctuels; Corriger et publier des articles sur le site web de la compagnie; Effectuer des envois massifs de courriels à toute notre clientèle; Proposer des améliorations afin d’augmenter l’efficacité organisationnelle du département et de l’équipe; Effectuer toute autre tâche connexe et nécessaire dans le cadre de ses fonctions.
Compétences et Qualifications : Nous recherchons une personne rigoureuse, dotée d’un excellent français écrit et d’un grand souci du détail, qui sait gérer plusieurs dossiers à la fois tout en respectant des délais serrés. Elle doit faire preuve de professionnalisme, d’un bon sens de l’esthétique dans la documentation et maîtriser la mise en page sur Word et PowerPoint.Capable de bien saisir les demandes de l’équipe, elle possède un bon esprit d’analyse, un bon jugement et une aptitude marquée pour le service à la clientèle. Enfin, elle sait s’adapter aux imprévus et n’a pas peur des tâches de dernière minute.
Exigences du poste : Maîtriser les logiciels de bureautique et la Suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint); Maîtriser parfaitement la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit. Posséder un DEP en secrétariat ou un AEC ou un DEC en bureautique.
Posséder un minimum de 5 ans d’expérience pertinente reliée au poste. Être disponible à effectuer des heures supplémentaires de dernières minutes lorsque nécessaire. Conditions offertes : Emplacement : Laval Type de mandat : Permanent Horaire : flexible, hybride Salaire : à confirmer Avantages offerts : 12 journées mobiles Gamme complète d’assurances collectives médicale, paramédicale et dentaire Programmes de reconnaissance (années de service, souper suite à la période d'impôt, etc.) Horaire réduit durant les mois de juillet et août Fermeture du bureau durant la période des fêtes Bonis de rendement Formation continue et paiement de la cotisation professionnelle Comité social Très bon climat de travail « Journée jeans » tous les jours!
Bureau neuf et lumineux Possibilité de télétravail No. de référence : P_143 Métier Plus, avec plus de 30 ans d'expertise, est le partenaire de confiance dans le recrutement permanent & temporaire de nombreuses entreprises dans le domaine manufacturier, de la construction & du bâtiment.Notre réputation repose sur l'excellence de notre service, la connaissance approfondie des métiers techniques, d'ingénierie & de cadres, ainsi que de notre engagement indéfectible envers nos clients. Joignez-vous à nous pour libérer tout votre potentiel!
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