Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) – Produits nutritionnels (Montréal) / Executive Administrative Assistant – Nutritional Products (Montreal)

À PROPOS D’ABBOTT

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales.

ÊTRE À L’EMPLOI D’ABBOTT

• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques.

L’OCCASION À SAISIR

Des millions de personnes dans le monde comptent sur nos marques vedettes – dont Similac®, PediaSure®, Pedialyte®, Ensure®, et Glucerna® – pour obtenir les nutriments dont ils ont besoin pour vivre en meilleure santé.

Sous la supervision du/de la directeur(trice) général(e) d'Abbott Nutrition, l'adjoint(e) administratif(ve) soutient l'équipe de direction d'AN pour ce qui est des tâches administratives et des projets. Le titulaire du poste doit effectuer des tâches administratives de nature générale et des tâches de coordination afin de contribuer au bon fonctionnement de la division, et fournir un soutien administratif aux directeurs, aux gestionnaires et aux membres du personnel.

• Effectuer toutes les tâches administratives du service, c’est-à-dire : répondre aux appels téléphoniques, gérer le calendrier, organiser les voyages d’affaires, gérer la correspondance et planifier les envois par services de messagerie, traiter les notes de frais, planifier les réunions/événements, créer ou modifier des documents d’affaires, préparer des présentations à l’aide de documents sources, organiser des téléconférences, agir à titre d’intermédiaire pour les problèmes d’accès à distance;
• Fournir du soutien pour le suivi des dépenses budgétaires;
• Coordonner et assurer la mise à jour de certains fichiers du service, conformément aux exigences de l’entreprise et du gouvernement;
• Respecter les procédures de demande d’achat, les exigences de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité, les directives de l’entreprise relatives à l’image de marque et les procédures en matière d’impression et de photocopies (au besoin);
• Traiter les factures dans SAP et tient des registres précis si nécessaire;
• Planifier et organiser des événements qui ont lieu à l'interne et à l'externe, tels que des collectes de fonds, des réunions de vente nationales et des événements pour les employés;
• Commander des cartes professionnelles et des articles de papeterie;
• Utiliser ses compétences (de base ou intermédiaires) en informatique pour assumer ses fonctions;
• Utiliser la suite Microsoft Office, d’autres logiciels d’affaires, le site Web du Service mondial des voyages d’affaires et les systèmes de gestion du rendement des employés (au besoin). Coordonner l’intégration des nouveaux employés et leur installation dans les locaux;
• Former d’autres adjoints administratifs ou coordonner le travail avec d’autres adjoints administratifs, au besoin;
• Interagir fréquemment avec les hauts dirigeants de l’entreprise;
• Doit bien comprendre les processus et les exigences d’affaires (connaissances de base ou intermédiaires);
• Traiter fréquemment des renseignements confidentiels (généralement en lien avec les employés);
• Est responsable de tenir à jour et de gérer des calendriers, notamment d’organiser des réunions et des voyages d’affaires, et de planifier des vols intérieurs et internationaux;
• Repérer et règle les conflits d’horaire en amont;
• Peut être le principal point de contact pour l’horaire du directeur général;
• Fait partie d’équipes de projets regroupant plusieurs divisions (si le titulaire du poste possède l’expérience et les connaissances requises, par exemple, des connaissances relatives à Internet), avec le directeur général, afin de faire le suivi avec les membres de l’équipe sur les mesures à prendre, au besoin.

• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine connexe (programme d’une durée de trois ans);
• Minimum 5 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) administratif(ve) pour un directeur général, un vice-président ou un directeur;
• Excellentes compétences informatiques : MS Office, Teams, SAP;
• Capacité à travailler sous pression;
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles;
• Gestion efficace du temps, autodiscipline et concentration;
• Grande précision et excellentes aptitudes pour effectuer des suivis;
• Fiabilité et ponctualité;
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels;
• Le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais (50% du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Réalisez vos aspirations professionnelles en saisissant diverses occasions de carrière chez Abbott, une entreprise qui peut vous aider à bâtir votre futur et vivre au meilleur de vos possibilités. Abbott est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et ayant à cœur de favoriser la diversité au sein de sa main-d’œuvre.

Visitez notre site www.abbott.com ou suivez-nous sur Facebook, à www.facebook.com/Abbott, et Twitter @AbbottNews et @AbbottGlobal.

ABOUT ABBOTT

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people’s health. We’re always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.

WORKING AT ABBOTT

• Career development with an international company where you can grow the career you dream of.
• A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune.
• A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists.

THE OPPORTUNITY

Millions of people around the world count on our leading brands – including Similac®, PediaSure®, Pedialyte®, Ensure®, and Glucerna® – to help get the nutrients they need to live their healthiest life.

Under the supervision of the Abbott Nutrition General Manager , the Administrative Assistant provides administrative and project assistance to the AN leadership team. Other duties include general administrative tasks and coordination which aid in the smooth running of the division as well as providing administrative aid to the directors, managers and staff.

• Responsibilities include all administrative functions of the department: Answering phones, calendar management, scheduling travel, managing correspondence and scheduling couriers, processing expense reports, meeting/event planning, creating or modifying business documents, preparing presentations from source materials, handling teleconference setups, acting as a liaison for remote access issues;
• Include support for tracking budget expenditures;
• Coordinate and maintains departmental files, as assigned, in compliance with corporate and government regulations;
• Follow purchasing and requisition procedures, Corporate Security and Privacy Rules, Corporate Branding Guidelines, and Copy Center procedures (if applicable);
• Process billing invoices in SAP and maintains accurate records as necessary;
• Plan and organizing events that take place internally and externally, such as fundraisers, national sales meetings, and employee events;
• Order business cards and stationery;
• Use basic to intermediate software skills to perform work assigned;
• Use and understands Microsoft Office Suite and other business-specific software, including the Corporate Travel website, and employee performance management systems (as applicable);
• Coordinate new employee office set-ups and on-boarding;
• May train/coordinate work with other administrative assistants;
• Frequently interact with high-level executives;
• Basic to intermediate knowledge and understanding of business processes and requirements;
• Frequently handle confidential or business-sensitive information. Data is typically employee-level or one-dimensional;
• Maintain and manage calendars, including meeting and travel scheduling and domestic and international travel arrangements;
• Proactively identify and resolve scheduling conflicts;
• May be the primary point of contact for GM’s schedule.

• College, three-year diploma (Office Administration, or related field);
• Minimum 5 years of experience as an Administrative Assistant to a GM, VP or Director;
• Strong computer skills: MS Office, Teams, SAP;
• Ability to work under pressure;
• Excellent interpersonal skills;
• Excellent time management skills, self-discipline and focus;
• Excellent accuracy and follow-up skills;
• Reliable/Dependable/Punctual;
• Ability to handle confidential information;
• The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.

Follow your career aspirations to Abbott for diverse opportunities with a company that can help you build your future and live your best life. Abbott is an Equal Opportunity Employer, committed to employee diversity.

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