Office Manager

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Description

Reliability as well as the ability to organize, plan ahead and manage stress and fast-paced activity with ease will be critical to the role.

The successful candidate will be highly flexible, a strong multitasker on many levels and relish the variety and unpredictability of juggling multiple projects and changing priorities. The Office Manager will have strong relationship skills in order to effectively communicate with their peers, be highly organized and have the ability to juggle multiple priorities and streamline processes.

The Office Manager demonstrates and helps foster Firm values internally: creating a culture of camaraderie, impact, honesty, and teamwork amongst all colleagues within the office.

As part of a global network, KCA works alongside the Knowledge Center in Budapest (KCB) and the Knowledge Center in India (KCI), which provide dedicated support to teams in their respective regions. Together, these Knowledge Centers strengthen our organization’s ability to deliver excellence worldwide.

Requirements

• Establish and maintain key office operations
• Administrative support for the day-to-day office operations including receive and welcoming visitors, receiving and routing all telephone calls, sorting and distributing mail, etc.
• Coordinate and liaise with vendors including caterers, snack and beverage vendors, building maintenance personnel, security personnel, etc.
• Manage initial office set-up and potential build-outs and expansions in coordination with leadership
• Ensure all kitchen, conference rooms and common areas are clean and in order
• Maintain inventory of all office and kitchen supplies and ensure items are well stocked
• Ensure seamless operation of office equipment as well as maintenance
• Oversee logistics for all local office new joiners and leavers (all functions), including space planning, IT coordination, office coordination, bios/photos, etc.
• Manage office budgets and expense reports
• Work closely with internal accounting on A/R, A/P, internal charge-backs, etc.

• Bachelor’s degree preferred.
• Demonstrated proficiency in Microsoft Suite (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel)
• Previous experience in office management, accounting or administrative function preferred, ideally within in a professional services firm.
• Organized multi-tasker: able to manage multiple projects with set deadlines as time management, pattern recognition, prioritization, diligent attention to detail and judgment are critical in this role.
• Resourceful problem solver: ability to work in ambiguous environments and comfortable with the unknown, as well as work well under pressure, solve problems.
• Self-starter: highly motivated, excellent work ethic and self-assured, not easily thrown, able to think on your feet.
• Entrepreneurial spirit: Adopts a resourceful, proactive, and solutions-oriented mindset. Thrives in fast-paced environments by leveraging creativity and adaptability to overcome constraints and drive results, even with limited resources.
• Strong communicator: exceptional interpersonal and communication skills (both oral and written). Ability to interact professionally with executive stakeholders and colleagues alike.
• Natural collaborator: desire to help foster and preserve a company culture where all are welcome, included, and given the opportunity to succeed. Collaborative team player, with a track record of maximizing the team as well as individual performance.

Our Offices

Since its founding in a Zurich townhouse in 1964, Egon Zehnder has grown to 66 offices in 36 countries. We have 2300 global employees and 450 US employees.

Our U.S. and Canada Offices include Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Angeles, Miami, Montreal, New York, Palo Alto, San Francisco, Toronto, Vancouver, and Washington D.C.

Egon Zehnder is committed to creating and fostering a culturally diverse, equitable and inclusive organization. We recognize the value in a wide range of ideas, perspectives, experiences and skillsets in our workplace. To learn more about Egon Zehnder’s continued commitment to diversity and inclusion, please visit: https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives.

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Directeur de bureau, Montréal, Québec, Canada

Description

La fiabilité ainsi que les compétences d’organisation, de planification et de gestion du stress dans un environnement au rythme rapide sont essentielles pour ce poste.

Le candidat retenu fera preuve d’une grande souplesse, d’une grande polyvalence à de nombreux égards et saura apprécier la variété et l’imprévisibilité de la gestion de projets multiples et de priorités changeantes. Le directeur de bureau possède de solides compétences en relations interpersonnelles qui lui permettent de communiquer efficacement avec ses pairs, d’être très organisé et de composer avec de multiples priorités tout en rationalisant les processus.

Le directeur de bureau incarne et aide à promouvoir les valeurs internes de l’entreprise : créer une culture de camaraderie, d’honnêteté et de collaboration entre tous les collègues du bureau pour avoir une incidence réelle.

Aperçu de l’équipe du KCA

Dans le cadre d’un réseau mondial, le KCA travaille aux côtés du Centre de connaissances de Budapest (KCB) et du Centre de connaissances de l’Inde (KCI), qui fournissent un soutien dédié aux équipes dans leurs régions respectives. Ensemble, ces centres de connaissances renforcent la capacité de notre entreprise à atteindre l’excellence à l’échelle mondiale.

Exigences

• Établir et maintenir les principales activités du bureau.
• Offrir un soutien administratif pour les activités quotidiennes de bureau, y compris la réception et l’accueil des visiteurs, la réception et l’acheminement de tous les appels téléphoniques, le tri et la distribution du courrier, etc.
• Assurer la coordination et la liaison avec les fournisseurs, y compris les traiteurs, les fournisseurs de collations et de boissons, le personnel d’entretien des immeubles, le personnel de sécurité, etc.
• Gérer l’aménagement initial du bureau et les projets de développement et d’agrandissement potentiels en collaboration avec la direction.
• S’assurer que la cuisine, les salles de conférence et les aires communes sont propres et en ordre.
• Tenir l’inventaire de toutes les fournitures de bureau et de cuisine et veiller à l’approvisionnement des articles.
• Veiller au bon fonctionnement et à l’entretien de l’équipement de bureau.
• Superviser la logistique pour tous les nouveaux employés et les employés qui quittent le bureau (dans toutes les fonctions), y compris la planification de l’espace, la coordination des TI et des bureaux, l’organisation des biographies et des photos, etc.
• Gérer les budgets de bureau et les rapports de dépenses.
• Travailler en étroite collaboration avec la comptabilité interne pour les comptes clients, les comptes fournisseurs, la rétrofacturation interne, etc.
• Collaborer avec un comptable externe pour faciliter les déclarations de fin d’exercice, gérer les comptes bancaires, etc.
• Administrer la paie, les retenues d’impôt et les versements, sans fournisseur externe de services de paie.

• Baccalauréat souhaité.
• Maîtrise manifeste de la suite Microsoft (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel).
• Expérience en gestion de bureau, en comptabilité ou en administration, un atout, idéalement au sein d’une entreprise de services professionnels.
• Sens de l’organisation et polyvalence : capacité à gérer de multiples projets dans des délais établis, car la gestion du temps, la reconnaissance des modèles, l’établissement des priorités, le souci du détail et le jugement sont essentiels à ce poste.
• Capacité à résoudre des problèmes : capacité à travailler dans des environnements ambigus et à être à l’aise avec l’inconnu, à bien travailler sous pression et à résoudre des problèmes.
• Sens de l’initiative : grande motivation, excellente éthique de travail et confiance en soi, stabilité, rapidité d’esprit.
• Esprit entrepreneurial : fait preuve de débrouillardise et adopte une mentalité proactive et axée sur les solutions. S’épanouit dans des environnements au rythme rapide en misant sur la créativité et l’adaptabilité pour surmonter les contraintes et obtenir des résultats, même avec des ressources limitées.
• Excellentes aptitudes en communication : compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles et en communication orale et écrite. Capacité à interagir de façon professionnelle avec les membres de la haute direction et les collègues.
• Sens inné de la collaboration : volonté de contribuer à favoriser et à préserver une culture d’entreprise où chaque personne est la bienvenue, se sent incluse et a la possibilité de réussir. Esprit d’équipe axé sur la collaboration et capacité à maximiser le rendement de l’équipe et individuel.

Nos bureaux

Depuis sa fondation dans une maison en rangée à Zurich en 1964, Egon Zehnder a grandi jusqu’à être présente dans 36 pays, avec 63 bureaux. Nous comptons 2 300 employés à l’échelle mondiale, dont 450 aux États-Unis.

Nos bureaux aux États-Unis et au Canada se situent à Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Angeles, Miami, Montréal, New York, Palo Alto, San Francisco, Toronto et Washington D.C.

Pour en savoir plus sur l’engagement continu d’Egon Zehnder à l’égard de la diversité et de l’inclusion, visitez le site https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives.